Claves para establecer un control de gastos efectivo

Controlar los ingresos y gastos de forma eficaz es fundamental para administrar los recursos con los que se cuenta tanto a nivel personal como profesional. Perder la noción del dinero que mes a mes se destina al hogar pude generar problemas de liquidez.

Lo mismo ocurre en una empresa si no se tiene clara la cuantía que se requiere para pagar todos los recibos e inversiones.

Contar con una economía solvente requiere que se optimice al máximo todo el capital con el que se cuenta.

No basta con tener suficiente para el día a día, es necesario contar con unos ahorros que sirvan para hacer frente a un imprevisto o para acometer una inversión que sea necesaria y genere beneficios a largo plazo.

Estar al día de todo gasto que hay que asumir es imprescindible para lograr estos objetivos.

Revisión del control gastos e ingresos en la vida personal

control de gastos

La crisis económica provocó que el control de gastos se hiciera más exhaustivo en los hogares españoles.

En algunas viviendas hubo que hacer reajustes en el presupuesto familiar para abastecer a todos sus miembros, y aunque las personas solteras contaban con un margen mayor, también tuvieron que revisar su contabilidad para llegar a final de mes.

Saber a qué se destina el dinero

Controlar los ingresos y gastos, pero sobre todo reducir gastos, es una labor que requiere tiempo, si se quieren evitar imprevistos lo mejor es realizar un análisis de las necesidades y obligaciones que hay que cubrir.

Una medida recomendada por expertos es poner encima de una mesa todas las facturas a las que se ha tenido que hacer frente y anotar la cantidad de dinero que se marcha cada mes. Es imposible establecer un control de gastos e ingresos sin saber dónde va cada euro o de donde viene.

La meta del ahorro

Contar con un excedente de dinero es el mejor indicador de que la economía de un hogar marcha bien. Aunque a simple vista parece un aspecto difícil de controlar existen algunos trucos que ayudan a conseguirlo.

Una opción es apartar una parte de la nómina en el momento en el que se recibe, otra es analizar gastos e ingresos y marcarse una cifra de ahorro mensual, y también se puede crear una cuenta ahorro en la que cada mes se ingrese una cantidad pactada con el banco.

Control del capital en el terreno profesional

Este punto es esencial para las personas que forman parte del equipo directivo de una compañía, trabajan en el área de contabilidad de una organización o son los dueños de una empresa.

Todo negocio tiene el objetivo de ser rentable y para alcanzar esta meta es necesario optimizar todo gasto e ingreso que se producen.

Una diferencia con la que hay que contar

Existen dos conceptos que hay que tener en cuenta para alcanzar la rentabilidad de una empresa, el coste y el gasto. A primera vista parecen similares, pero guardan pequeñas diferencias.

El primero corresponde a la inversión que hay que realizar para dotar de valor al producto generado y el gasto es el dinero que hay que utilizar sin esperar obtener un beneficio posterior.

Tipos de control gastos en una empresa

Mantener una compañía obliga a afrontar una serie de gastos que son imposibles de obviar. Saber cuáles son es el primer paso para hacerles frente y poder realizar una gestión que permita obtener beneficios y generar capital suficiente para destinarlo al ahorro.

Control de gastos directos

Están directamente relacionados con el producto que genera la empresa, tienen que ver básicamente con la inversión que hay que hacer en la materia prima original de la que saldrá el bien que se lance al mercado.

También repercuten sobre otros aspectos como las nóminas de los trabajadores.

Por ejemplo, cada gasto directo siempre se establece antes de iniciar el proceso de producción.

Es esencial que aparezcan en los presupuestos que se realizan para conocer el dinero destinado a esta área. Si queremos que la compañía funcione correctamente es imprescindible hacer frente a estos gastos.

Control de gastos indirectos

Son aquellos que están relacionados con la compañía y el proceso de producción, pero de una forma más relativa o indirecta.

Además, en cierta medida se pueden reducir o eliminar, y corresponden a factores como el combustible, los impuestos, las dietas de desplazamiento, internet, alquileres o comidas de empresa.

Por ejemplo, estas dos modalidades de gastos han generado una división de opiniones entre economistas y expertos en gestión empresarial que no terminan de establecer el límite que los diferencia.

El motivo es que en los gastos indirectos se incluyen partidas que para algunos gestores son necesarias y para otros prescindibles.

Los costes, elementos con los que hay que contar

Para que una entidad pueda realizar su actividad necesita utilizar una serie de recursos que requieren de una inversión. Este dinero forma parte del gasto empresarial y también es necesario establecer un control sobre él.

Costes fijos

Son muy similares a los gastos directos y al igual que ellos también deben aparecer en los presupuestos previos al proceso de producción.

Corresponden a las licencias y a las tasas municipales que hay que abonar por mantener un establecimiento, los gastos de luz y agua, el alquiler de oficinas o algunos impuestos como el de Sociedades o el IRPF.

En estos costes también se incluyen el alquiler de vehículos, el pago de seguros, los salarios que hay que abonar o algunos extras como las campañas de publicidad o los planes de comunicación de las entidades.

Si se quiere obtener rentabilidad es imprescindible tenerlos en cuenta.

Costes variables

Son los que están sujetos a los resultados de producción y venta que obtiene la compañía y aunque forman parte de los gastos mensuales que se tienen que asumir, pueden ser muy bajos si se cumplen los objetivos marcados por la empresa.

En una entidad que se dedique a la fabricación y venta de productos y servicios, estos costes se hacen cargo de las materias primas o del embalaje de paquetes. Un aumento de ventas obligaría a invertir en el proceso de producción.

También se corresponderían con la mano de obra extra que se contrata en épocas como navidad o en periodos de rebajas. Otros puntos correspondientes a los costes variables serían las comisiones por ventas o el transporte de mercancías y empleados.

Costes recurrentes y no recurrentes

Los primeros son los que se asumen de forma periódica, en la gran mayoría de los casos son gastos mensuales y corresponden al alquiler, las nóminas, la cuota de autónomo, el mantenimiento de los materiales o los seguros.

Los no recurrentes son los que surgen en un momento puntual, como el pago de una deuda o el alquiler de maquinaria.

Costes relativos al área de trabajo

También se les denomina costes según el área empresarial, son los que corresponden a cada sección de la compañía y en la mayoría de los casos tienen que ser asumidos obligatoriamente.

Al igual que ocurre con gastos directos e indirectos hay un debate en torno a su clasificación, pero existen dos tipos en los que todos los expertos coinciden.

Costes de administración

Son los que se contraen al dirigir una empresa. Corresponden a los trámites que se tienen que realizar y están clasificados como costes indirectos porque son independientes al nivel de producción de la entidad.

Los equipos de gestores son los que se encargan de controlar estos gastos que se generan en cada departamento.

Algunos de estos costes corresponden a la auditoría y contabilidad, por ejemplo el material de oficina, los gastos que genera la contratación de un servicio de asesoría o los recursos humanos.

Llevar a cabo una gestión efectiva de estos costes es imprescindible para obtener rentabilidad, y su control puede ser complicado, porque proceden de cada departamento. Una de las medidas recomendadas por los expertos es reducirlos al máximo para obtener rentabilidad, aunque no siempre es posible.

Costes de producción

Son complicados de clasificar porque corresponden a gastos directos e indirectos, y están asociados con productos y servicios que ofrece la entidad.

Se pueden dividir en fijos y variables. Los primeros no se ven afectados por las cantidades de artículos que sea capaz de producir la compañía, un ejemplo podría ser el alquiler de una nave. Los segundos sí se ven influidos, los gastos en mano de obra corresponderían a este tipo.

Estos costes también se clasifican en directos, que son inherentes a cualquier artículo producido, como la inversión en materia prima, y los indirectos que repercuten en el bien producido, como el pago de un recibo de luz.

El peligro de las tarjetas

En las compañías más prestigiosas y con mayores recursos es frecuente ver a directivos y trabajadores con tarjetas de crédito con cargo a la empresa. Estas cuentan con un saldo que se puede gastar en bienes o servicios que a la larga aporten un beneficio a la entidad.

Normalmente se destinan a la creación de contactos que conllevan gastos de desplazamiento, comida y alojamiento.

El saldo de estas tarjetas tiene que ser gestionado de forma responsable, ya que unos gastos exagerados pueden suponer pérdidas para la compañía.

La mejor medida que se puede tomar es establecer un límite de crédito y pedir justificantes de todo lo que se adquiera a través de ellas.

Esta situación también es extrapolable al ámbito personal, tener una tarjeta de crédito implica llevar un control de gastos que se realizan.

Las compras que se llevan a cabo no se cargan en el momento, sino a final de mes, por lo que perder la noción de estos gastos puede llevar a costes imprevistos que hay que asumir, o a contraer una deuda con el banco que se puede cobrar con intereses.

Elementos para controlar el gasto empresarial

Como ocurre en el terreno personal, el primer paso es saber dónde va el dinero y que cantidad se obtiene cada mes.

La primera medida es establecer cuáles son los gastos e ingresos, que son los gastos e inversiones que se tienen que realizar de forma habitual. A partir de ahí se pueden trazar planes que conduzcan a la rentabilidad.

Elaboración de informes

Crear un documento en el que aparezcan todos los gastos es fundamental para establecer un control. Actualmente existen multitud de herramientas que pueden ayudar a crear estos informes que reflejen el dinero que se marcha cada mes.

Incentivar a la plantilla

El rendimiento de los trabajadores es un factor que influye en la reducción de los gastos, la mejor forma de generar motivación es premiando el esfuerzo realizado.

Una fórmula que emplean muchas empresas es mostrar a su plantilla cuál es el presupuesto de gasto que tienen destinado, estableciendo unos objetivos comunes que si se cumplen se recompensarán en forma de comisiones o días libres.

Esta medida también ayuda a aumentar la cercanía entre trabajador y empresa. Se trata de un ejercicio de transparencia llevado a cabo por la entidad para que la plantilla conozca la compañía en la que trabaja y desarrolle su actividad en un buen ambiente, generando así un mayor rendimiento laboral.

Inclusión de las nuevas tecnologías

Actualmente la red ofrece muchísimas posibilidades, cada vez existen más plataformas que permiten elaborar un informe detallado de los gastos que genera la compañía. Los programas de facturación interactivos son una herramienta muy interesante para crear este registro.

Es imprescindible que estos sean intuitivos y puedan ser utilizados por el área de la empresa que lleve a cabo este tipo de gestiones, aunque es necesario tomar algunas precauciones para evitar la entrada de virus que puedan destruir la información, o de agentes externos que puedan acceder a su contenido.

Un programa de este tipo facilita la contabilidad de las facturas y el control de pago de las mismas así como su almacenaje.

Bien gestionado puede suponer un ahorro  de recursos y tiempo. Además, también se le pueden añadir algunos apéndices como el control de impuestos para controlar los gastos de forma más eficiente.

El uso de las plantillas

Una de las herramientas más utilizadas para gestionar los gastos e ingresos es una plantilla para gastos e ingresos. Este documento refleja el dinero que se tiene que invertir cada mes y las ganancias que se reciben.

Resulta muy útil para establecer objetivos concretos y se puede obtener gratuitamente. El mejor ejemplo es el de las plantillas Excel para gastos, que vienen incluidas en los paquetes de Microsoft, y su utilización es sencilla e intuitiva.